5 stappen voor meer efficiëntie

Een drukke dag, waarin je geen minuut tot rust bent kunnen komen en op het einde van de dag je jezelf afvraagt wat je nu eigenlijk hebt bereikt? We herkennen het allemaal en toch brengen we er geen verandering in. We laten onszelf voortdurend afleiden van het echte werk en besteden te veel aandacht aan de kleine taken. We werken inefficiënt en delen onze dag slecht in. Ann De Bisschop, Corporate Identity en Wellbeing Manager kent er alles van. In haar boek Aftellen naar maandag legt ze 5 stappen uit hoe we onze productiviteit een boost kunnen geven en hoe we slimmer kunnen werken. De stappen zijn gebaseerd op het stappenplan van Elke Geraerts beschreven in Het Nieuwe Mentaal.

1. Stop met multitasken

Je kan wel zeggen dat multitasken tegenwoordig een verslaving is. Je mails beantwoorden terwijl je aan de telefoon hangt met je baas en ondertussen ook nog eens een hap van je boterham neemt. We multitasken zo vaak zonder dat we het zelf beseffen. Er zijn verschillende redenen waarom we van dat multitasken moeten afstappen. Je verliest er namelijk heel veel tijd mee, je creëert meer werkdruk voor jezelf en het zorgt voor meer stress. Genoeg redenen dus om dringend een singletasker te worden. Dit kan je doen door twee keer per dag drie kwartier te singletasken. Zet daarnaast al je notificaties uit. Wanneer je geen melding krijgt, heb je ook minder de neiging om te gaan kijken. Productiever werken gaat enkel wanneer we op één iets focussen.

Afbeeldingsresultaat voor multitasken

2. Werkdag verdelen in olifanten en konijnen

Wanneer je de grote, belangrijke taken en prioriteiten (de “olifanten”) wilt afmaken, mag je niet afgeleid worden van de kleine taakjes zoals e-mails en telefoontjes (de “konijnen”). Dit is natuurlijk weer makkelijker gezegd dan gedaan. Meestal begin je je dag in het konijnenhok. Eerst alle mails lezen en kleine taakjes afwerken en die grote taak die blijf je maar uitstellen. Hierdoor raakt je brein ondertussen al vermoeid. Daarom is het beter om je dag te starten met een olifant. Door dit te doen leg je het zware, harde denkwerk in de ochtend waar je meer focus hebt en heb je die leuke taakjes om naar uit te kijken. Hiervoor verwijs ik graag naar een vorige post (“Stop met Multitasken, nu.”) op deze blog.

3. Maak tijd voor pauze

Het is belangrijk om tijdens een werkdag ons brein wat ontspanning te gunnen. Ons brein werkt namelijk op dezelfde manier als een spier en een spier kan je toch ook niet 8 uur lang gespannen houden? Daarom is het belangrijk om de focus te leggen op aandacht in plaats van te focussen op tijd. Las elke twee uur een pauze in van 10 minuutjes. Hierdoor wordt je energietank bijgevuld. Eet je lunch niet op aan je bureau maar in de refter. Hierbij is het belangrijk voor de werkgever dat de refter een aangename, gezellige plek is waar medewerkers rustig kunnen middageten. Zit tijdens je pauzes ook niet op je smartphone. Dit zijn alleen maar meer prikkels die ervoor zorgen dat ons brein moe wordt. Als werkgever is het van belang om pauzes te stimuleren.

4. Leer beter vergaderen

Er wordt tegenwoordig veel te veel vergaderd en vaak duren de vergaderingen ook te lang. Dan hebben we nog niet gesproken over de vergaderingen die eigenlijk helemaal niet relevant zijn voor bepaalde medewerkers. Hoog tijd om die vergaderingen onder handen te nemen. Dit kan aan de hand van een aantal tips. Start door enkel de mensen uit te nodigen die er écht moeten zijn. Plan een meeting enkel als dat nodig is. Zorg ervoor dat alle digitale afleidingen uit de vergaderzaal gehouden worden. Rechtstaand vergaderen zorgt ervoor dat we productiever nadenken en meer ideeën hebben. Neem daarnaast ook een actieve rol aan in de vergadering zelf. En natuurlijk mag er van de vergaderzaal wel iets gezelligs gemaakt worden.

f639900903f629ea49f0064c7de973aa.jpg

5. Maak van je werkplek een focuszone

Het is belangrijk dat je van je werkplek een goede focuszone maakt. Dit doe je niet alleen voor jezelf, maar ook voor je collega’s. Het is niet altijd even gemakkelijk om je in een open ruimte te concentreren op een bepaalde taak. Hier volgen een aantal tips die je kunnen helpen om meer focus te vinden. Rechtopstaand werken zorgt ervoor dat beter kan nadenken. Daarnaast is het belangrijk om te werken op een net bureau. Een bureau vol rommel creëert chaos en deze chaos straalt natuurlijk uit naar je hersenen. Een belangrijke tip is om je collega’s te laten weten dat je je wilt focussen. Dit kan je doen aan de hand van een mascotte te plaatsen op je bureau. Zo weten collega’s dat je met een grote taak bezig bent en dat ze je absoluut niet mogen storen. Het gebruiken van een hoofdtelefoon kan altijd helpen op momenten wanneer je echt moet focussen.

Grappig om te zien dat de computer hier super mooi bijpast. Het bureau is hoog en dun, het ziet er licht uit.

 

 

 

 

Heb jij nog tips waardoor jij productiever werkt?
Laat het ons weten op info@hercules-academy.com!

 

 

 

Laat een boodschap achter

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s